Déclaration de confidentialité

1.  Qui sommes-nous ?

Immotheker Finotheker est un prestataire de services financiers spécialisé dans la planification de prêts immobiliers, d'assurances et d’investissements. Cette déclaration de confidentialité s'applique aux parties suivantes:

  •  Les utilisateurs du site Web https://www.immothekerfinotheker.be/ et de tous ses sites secondaires (ci-après dénommés "Site") administrés par Immotheker Finotheker ayant son siège social à Vital Decosterstraat 50C, 3000 Louvain (ci-après dénommés "Nous" ou "Notre" ou "Immotheker Finotheker"), portant le numéro d'entreprise 446.728.055. Immotheker Finotheker est le propriétaire et gestionnaire du Site.
  •  Les clients d’Immotheker Finotheker (nos bureaux locaux et établissements locales).
  •  Les candidats

2.  Pourquoi avons-nous une déclaration de confidentialité?

En raison de la nature de notre activité, nous traitons beaucoup de données personnelles. Pour vous assurer que vos données sont protégées et utilisées uniquement lorsque cela est nécessaire, nous nous engageons à respecter les normes les plus strictes en matière de confidentialité, y compris le nouveau règlement de l'UE sur la protection des données personnelles – ‘GDPR’ (General Data Protection Regulation) ou en français le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) qui est en vigueur à partir du 25 mai 2018.

Cette déclaration de confidentialité s'applique à toutes les informations que nous recevons par des moyens électroniques et à toutes les informations que nous recueillons à nos bureaux locaux. Ces informations incluent les données que nous recevons quand vous remplissez les formulaires sur notre Site ou nous envoyez un courriel, et aussi bien les informations que vous nous fournissez au cours d’un rendez-vous à nos bureaux et établissements locaux.

Veuillez noter que lorsque vous nous contactez par le biais de réseaux tiers comme Facebook ou Twitter, nous vous recommandons de consulter les politiques de confidentialité de ces sites Web comme ils ont de la priorité en cas de collision. 

3.  Comment pourriez-vous nous contacter?

Pour toute question, demande ou autre action concernant la présente Déclaration de Confidentialité, vous pouvez contacter le siège social d’Immotheker Finotheker:

4.  Quelles informations recueillons-nous ?

  • Données de contact telles que vos nom et prénom, adresse e-mail, votre numéro de téléphone, etc.
  •  Données contenues dans votre CV et toutes les informations qui apparaissent dans le processus de recrutement, telles que vos coordonnées, votre éducation et expérience professionnel, et aussi bien les informations dont nous avons besoin pour conclure un contrat de travail, telles que la date et lieu de naissance, le domicile, la nature et le numéro du document d’identité, etc. 
  •  Données relatives à notre base de clients telles que numéro de client, la date de création de votre dossier, etc.
  •  Données d’identification telles que vos coordonnées, sexe, numéro du registre national, etc.
  •  Données spéciales telles que l’état de santé actuel, capacité réduite, etc. Nous les traitons avec le plus grand soin, tout comme vos autres données personnelles.
  •  Données relatives à votre situation familiale telles que votre état civil, information sur les enfants, etc.
  •  Données relatives à votre situation professionnelle telles que votre occupation, âge de la retraite, etc.
  •  Données financières telles que votre salaire, région fiscale, etc.
  •  Données relatives à vos prêts actuels ou futurs, assurances, etc.
  •  Il est aussi possible que nous recueillions les informations vous concernant indirectement, par exemple, en tant qu’un bénéficiaire d’assurance-vie, un conjoint, etc.

Pour plus d’informations sur les données que nous recueillons, veuillez consulter aperçu des données collectées à cette Déclaration de Confidentialité ou nous contacter.

5.  Les fondements juridiques du traitement de vos données personnelles

  • Pour traiter vos données personnelles, nous vous demandons, en tant que futur ou actuel client d’Immotheker Finotheker, votre autorisation. Par exemple, le traitement des données que vous nous fournissez en remplissant les formulaires de contact sur notre Site est fondé sur votre consentement.
  •  Nous avons aussi besoin de certaines informations personnelles pour conclure ou exécuter notre contrat avec vous. Quand nous vous offrons nos services de la planification financière, nous avons besoin de vos informations personnelles pour conclure notre contrat.
  •  Quand nous traitons vos données dans le cadre d'un contrat, la collection de certaines informations personnelles est nécessaire au respect de nos obligations légales.
  •  Immotheker Finotheker recueille vos données personnelles afin de remplir ses obligations selon les lois suivantes :
    •  La loi anti-blanchiment du 18 septembre 2017 ;
    •  La loi du 19 avril 2014 sur un agrément pour les prêteurs ;
    •  La loi du 4 avril 2014 relative aux assurances ;
    •  Arrêté royal du 14 novembre 2003 relatif à l'activité d'assurance sur la vie ;
    •  Arrêté royal du 21 février 2014 relatif aux règles de conduite et aux règles relatives à la gestion des conflits d'intérêts, fixées en vertu de la loi, en ce qui concerne le secteur des assurances ;
    •  Arrêté royal du 18 septembre 2016 relatif aux rapports adéquats.

6.  Pourquoi utilisons-nous vos données personnelles?

Nous traitons vos données pour plusieurs objectifs :

  • Vos coordonnées et les autres informations que vous nous fournissez via des formulaires sur notre Site :
    • Le formulaire «Contactez-nous» – pour prendre un rendez-vous et répondre à vos questions ;
    •  Le formulaire «Soirée d’information gratuite» – pour vous inscrire et vous informer ;
    •  Le formulaire «Baromètre des taux» – pour vous envoyer les taux d’intérêt les plus récents ;
    •  Le formulaire «Télécharger nos agréments» – pour vous envoyer les tarifs de tous les institutions financières dont nous sommes intermédiaire ;
    •  Nous aussi conserverons vos données à des fins statistiques (rendues anonymes).
  • Données contenues dans votre CV et les informations que nous recueillons au cours du processus du recrutement :
    •  Le formulaire «Vacatures» et les informations que nous recueillons au cours d’un entretien d’embauche – nous avons besoin des certaines informations pour traiter votre demande d’emploi et vous contacter ;
    •  Autres informations comme requis par la loi – pour conclure un contrat de travail avec vous ;
  •  Données relatives à notre base de clients
    • gestion des clients ;
  •  Données d’identification
    •  identification et communication ;
    •  fourniture d'informations ;
  •  Données spéciales, données relatives à votre situation familiale
    •  planification financière ;
    •  évaluation de la situation financière et de la solvabilité ;
  •  Données relatives à votre situation professionnelle et la situation financière :
    •  évaluation de la situation financière et de la solvabilité ;
    •  provision et gestion des crédits ;
    •  la conformité à la législation applicable en matière de crédit et d’assurances, etc. ;
    •  services de courtage.

7.  Pendant combien de temps conserverons-nous vos informations personnelles?

Nous conservons vos informations personnelles pendant une durée n'excédant pas celle nécessaire au regard des finalités pour lesquelles elles sont traitées.
Les périodes de conservation varient en fonction du type de données, contrats et réglementations applicables. En général, vos données seront conservées pendant 10 ans dès la fin de notre relation contractuelle. Ça s’applique aux contrats suivants :

  •  Plan financier – planificateur résidentiel ou projet concret avec Surveillant Crédit ;
  •  Plan financier – épargner et investir avec Surveillant Plan ;
  •  Plan financier – assurance (sauf assurance-vie).

Nous pouvons stocker certaines informations pendant la plus longue ou plus courte durée nécessaire au respect des dispositions légales applicables, notamment durant la période au cours de laquelle un litige relatif à ces contrats pourrait survenir :

  •  10 ans dès la fin de la relation contractuelle (la loi anti-blanchiment du 18 septembre 2017) ;
  •  30 ans à la date de la résiliation ou de l'arrivée du terme en assurance sur la vie (la loi du 4 avril 2014 relative aux assurances) ;
  •  5 ans à compter du fait générateur du dommage (la loi du 4 avril 2014 relative aux assurances) ;
  •  5 ans à partir de la liquidation totale des prestations ou de la décision qui met définitivement fin à un litige éventuel (Arrêté royal du 14 novembre 2003 relatif à l'activité d'assurance sur la vie) ;
  •  Les informations peuvent être conservées pendant la duration de votre contrat de crédit hypothécaire, jusqu’à 30 ans (la loi du 19 avril 2014 sur un agrément pour les prêteurs).

Si vous nous fournissez vos données sur notre Site en remplissant les formulaires de contact mais n’assistez pas au rendez-vous, vos données personnelles seront rendues anonymes 1 année après la collection. Les données que vous nous fournissez en remplissant les autres formulaires sur notre Site seront conservées pendant 1 année.

Les informations que vous nous fournissez en postulant pour un emploi chez Immotheker Finotheker seront conservées pendant 1 année. En cas du recrutement, nous sommes obligés de conserver vos données pendant la durée de votre contrat de travail et 5 ans ou plus après la fin du contrat.

Votre adresse e-mail utilisée pour envoyer les tarifs sera supprimée immédiatement après l'envoi des données.

8.  Qui a accès à vos données?

Nous avons accès à vos données lorsque cela est nécessaire pour effectuer le traitement décrit ci-dessus. Vos données sont conservées dans notre système CRM sécurisé par les mesures techniques et organisationnelles nécessaires avec un accès limité. Les personnes autorisées à accéder à ce CRM sont soumises à l'obligation de confidentialité.

Nous pouvons partager vos informations personnelles:

  • Avec notre personnel pour l'exécution de leurs missions;
  •  Avec les bureaux locaux et les établissements locales d’Immotheker Finotheker et leur personnel, pour l'exécution de leurs missions. Puisque les bureaux d’Immotheker Finotheker agissent de manière indépendante, notre contrat de franchise inclut un Accord des Responsables Conjoints du traitement qui détermine les parties responsables en cas d’une violation de données, et la manière dont vos informations seront traitées ;
  •  Avec les institutions financières dont nous vous proposons les produits ; Vous pouvez cliquer ici pour plus d'informations To do extra info zie onderaan
  •  Avec nos affiliés, consultants et fournisseurs de services externes qui traitent des données pour notre compte à des fins de logistique ou centralisation des données, et qui ont besoin d'accéder à ces informations pour effectuer les opérations pour notre compte. Ils font office de sous-traitants de données, et ils n’utilisent vos données personnelles que sur les instructions strictes ;
  •  Avec les autorités compétentes, à leur demande, et certaines professions réglementées (eg, notaires, avocats), si cela est conforme ou est requis par lois ;

Nous ne transférerons pas vos données hors de l'EEE (Espace Economique Européen) sans votre consentement spécifique.

9.  Quels droits avez-vous ?

Vous avez certains droits selon le GDPR. Voici un résumé de vos droits et leur explication brève. Comme déjà mentionné ci-dessus, vous pouvez contacter le siège social d’Immotheker Finotheker pour exercer vos droits :

9.1.  Droit d'accès

Le droit d'accès signifie que nous devons vous informer si nous traitons vos données personnelles et ce qu'il advient de vos données. En plus, vous avez le droit de nous demander une copie de vos données personnelles que nous traitons. Vous pourriez la demander en utilisant l'un des moyens de contact mentionnés ci-dessus. Veuillez noter que seule la première copie est gratuite. Afin de vérifier l’identité de la personne qui demande l’accès à ses données, nous demanderons une preuve de votre identité. En cas de doute quant à votre identité, nous serons seulement en mesure de répondre à votre demande après avoir vérifié votre identité.
Nous vous enverrons les informations par e-mail si vous êtes d’accord, sinon nous vous enverrons les informations par courrier postal.
Il est possible que certains documents contiennent des informations concernant des autres personnes bénéficiant de la même protection que vous. Nous devrions donc rendre ces documents anonymes, ce qui pourrait prendre du temps. Nous vous informerons toujours si nous ne sommes pas en mesure de répondre à la demande dans un délai d'un mois.

9.2.  Droit de rectification

Si nous sommes en possession de données inexactes ou incomplètes, nous les corrigerons à votre simple demande. Si nous supposons que les données que nous traitons ne sont plus à jour, nous pourrions vous contacter pour vérifier cela. Cela signifie que nous pourrions vous inviter à démontrer votre carte d'identité dans l'un de nos bureaux.

9.3.  Droit à l'effacement («droit à l'oubli»)

Vous avez le droit de nous demander l’effacement de vos données personnelles. Lorsque l’un des motifs suivants s’applique, nous supprimerons vos données dans les meilleurs délais. Nous garderons toutefois votre adresse e-mail et/ou votre numéro de téléphone et/ou votre adresse et/ou nom sur une «liste noire» pour que nous sachions que vous ne souhaitez plus être contacté.

Nous supprimerons vos données lorsque :

  •  Vos données ne sont plus nécessaires au regard des finalités pour lesquelles elles ont été collectées.
  •  Vous retirez votre consentement qui était le seul fondement juridique de traitement de vos données.
  •  Vous avez exercé votre droit d’opposition (section 9.7).
  •  Vos données ont fait l'objet d'un traitement illicite.
  •  Il existe une obligation légale de supprimer les données.
  •  Vos données ont été collectées concernant la fourniture de services via notre Site.

Nous vous informerons des situations quand l’effacement de vos informations n’est pas possible. Nous ne pouvons pas supprimer vos données si le traitement est nécessaire:

  •  Pour respecter une obligation légale ou pour exécuter une mission d’intérêt public.
  •  À des fins archivistiques, à des fins de recherche scientifique ou historique ou à des fins statistiques conformément à GDPR.
  •  À la constatation, à l'exercice ou à la défense de créances légales.
  •  Pour des motifs d’intérêt public concernant la santé publique.
  •  À l’exercice du droit à la liberté d'expression et d'information.

9.4.  Droit à la limitation du traitement

Vous pouvez nous demander la limitation du traitement de vos données personnelles. Nous limiterons le traitement lorsque :

  • Vous croyez que nous sommes en possession de données inexactes. Nous continuerons le traitement après avoir vérifié l’exactitude de vos données et les corrigés.
  •  Vous croyez que le traitement de vos données est illicite et vous voulez que le traitement soit limité.
  •  Nous n’avons plus besoin de vos données mais elles sont nécessaires pour l’exercice de vos réclamations légales. Nous les supprimerons quand vous n’en avez pas besoin.
  •  Vous vous opposez au traitement (voir la section 9.7). Si la limitation du traitement n'a plus de raison d'être, nous vous informerons des raisons pour lesquelles vous supprimez la limitation.

Pour continuer le traitement de vos données personnelles, nous devrons vérifier leur exactitude, ou vérifier si nous avons des autres motifs juridiques du traitement. Le traitement de vos données personnelles sera limité jusqu'à ce que la question soit clarifiée. Si nous décidons de continuer le traitement, nous vous en informerons avant de lever la limitation.

9.5.  Droit à la notification

Lorsque vous exercez vos droits à propos du traitement de vos données personnelles (à l'exception du droit d'accès), nous informerons chaque destinataire auquel les données à caractère personnel ont été communiquées, à moins qu'une telle communication se révèle impossible ou exige des efforts disproportionnés. Nous vous informerons de ces destinataires à votre demande.

9.6.  Droit à la portabilité des données

Vous avez le droit de recevoir les données personnelles vous concernant que nous traitons sur la base de votre consentement ou un contrat, dans un format structuré et lisible par machine, et de les transmettre à un autre responsable du traitement (si possible). Nous pouvons transférer vos données personnelles dans un format CSV à une autre partie que vous indiquez.

9.7.  Droit d'opposition

Vous avez le droit de vous opposer à un traitement des données vous concernant fondé sur un intérêt légitime ou sur base de l'intérêt public. Nous considérerons votre objection et vous informerons des résultats. Nous pourrions continuer à traiter vos données à caractère personnel seulement s’il existe des motifs légitimes pour le traitement.
Vous avez le droit de vous opposer aux mailings directes. Nous ne vous enverrons plus de mailings dès le traitement de votre demande.

10.  Pourriez-vous retirer votre consentement?

Oui, vous pouvez retirer votre consentement au traitement de vos données personnelles à tout moment. Cependant, s’il existe un autre motif juridique du traitement de vos données, nous traiterons toujours vos données sur cette base. En outre, le retrait du consentement ne peut être utilisé pour contourner les obligations contractuelles. Si vous annulez votre consentement, cela n’aura d’effet que dans le futur et tous les traitements antérieurs seront considérés comme légaux.

Vous pouvez annuler votre consentement en nous contactant:

11.   Comment déposer une plainte ?

Si nous n’avons pas pu répondre à votre demande, vous avez le droit d'introduire une plainte auprès d'une autorité de contrôle. Veuillez contacter l’Autorité Belge de protection des données ici: https://www.autoriteprotectiondonnees.be/

12.  Pourquoi nous vous demandons de remplir certains champs du formulaire avant de soumettre votre question ?

De cette façon, nous pouvons répondre à votre question rapidement et facilement. Toutes les autres informations que vous fournissez sont facultatives. Si vous ne remplissez pas les champs obligatoires du formulaire pour une question, nous ne pourrons pas répondre complètement.

13.  Changements de notre déclaration

Cette déclaration de confidentialité remplace toutes les versions précédentes et s’applique à partir du __________. Nous nous réservons le droit de modifier et/ou mettre à jour la déclaration à tout moment. Nous vous informerons de tous les changements à cette déclaration, à l’exception des petits changements qui n’affectent pas votre situation.