Privacybeleid

1.  Wie zijn wij?

Immotheker Finotheker is een financiële dienstverlener gespecialiseerd in planning rond woonkredieten, verzekeringen en beleggingen. Deze Privacyverklaring is van toepassing op de volgende partijen:

  • Iedere gebruiker van de website https://www.immothekerfinotheker.be/ en al haar sub-sites (hierna ”Website”) aangeboden door Immotheker Finotheker met maatschappelijke zetel te Vital Decosterstraat 50C, 3000 Leuven (hierna “wij” of “ons” of “Immotheker Finotheker”), met ondernemingsnummer 446.728.055. Immotheker Finotheker is eigenaar en beheerder van de Website.
  • De cliënten van Immotheker Finotheker (lokale kantoren en lokale vestigingen).
  • Sollicitanten

2.  Waarom hebben wij een privacyverklaring?

Vanwege de aard van ons bedrijf moeten we veel persoonlijke gegevens verwerken. Om ervoor te zorgen dat uw gegevens worden beschermd en alleen worden gebruikt waar nodig, verbinden wij ons ertoe de hoogste normen inzake privacy te handhaven, inclusief de nieuwe privacywet ‘GDPR’ (General Data Protection Regulation), of in het Nederlands de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG), die op 25 mei 2018 in voege ging.

Deze privacyverklaring is zowel van toepassing op alle informatie die ons wordt overgedragen via elektronische middelen als op alle informatie die ons wordt overgedragen aan onze lokale kantoren. Deze informatie kan zowel verzameld worden door middel van de invulformulieren op onze Website als via de informatie die u ons verstrekt via email en via informatie die u meedeelt tijdens een gesprek in een van onze lokale kantoren en vestigingen.

Houd er rekening mee dat wanneer u contact met ons opneemt via een ander elektronisch medium (zoals Facebook of Twitter), de Privacyverklaring van die websites voorrang heeft in geval van strijdigheden met deze Privacyverklaring.

3.  Hoe kan u ons bereiken?

Voor vragen, opmerkingen of andere acties over onze Privacyverklaring kan u de hoofdzetel van Immotheker Finotheker contacteren via:

4.  Welke informatie verzamelen we?

  • Contactgegevens zoals uw voor- en achternaam, e-mailadres, uw telefoonnummer, etc.
  • Gegevens in uw CV en alle informatie die tijdens het wervingsproces verschijnt zoals uw contactgegevens, uw opleiding en professionele ervaring, en de informatie die we nodig hebben om een arbeidsovereenkomst te sluiten zoals geboorteplaats en datum, adres, identiteitsbewijs, etc.
  • Gegevens met betrekking tot ons klantenbestand, zoals klantnummer, aanmaak datum van uw bestand, etc.
  • Identificatiegegevens zoals uw contactgegevens, geslacht, rijksregisternummer, etc.
  • Bijzondere gegevens zoals huidige gezondheidstoestand, verminderde capaciteit, enz. We behandelen ze met de grootste zorg, net zoals uw andere persoonlijke gegevens.
  • Gegevens met betrekking tot uw gezinssituatie, zoals uw burgerlijke staat, informatie over kinderen, etc.
  • Gegevens met betrekking tot uw werkgelegenheidssituatie, zoals uw beroep, pensioenleeftijd, etc.
  • Financiële gegevens zoals uw salaris, belastingregio, etc.
  • Gegevens met betrekking tot uw lopende of af te sluiten kredieten, verzekeringen, etc.
  • We kunnen ook indirect informatie over u verzamelen, bijvoorbeeld als begunstigde van een levensverzekering, echtgenoot(e), etc.

Voor meer informatie over de gegevens die we verzamelen, raadpleegt u het overzicht gegevensverzameling van deze privacyverklaring of neemt u contact met ons op.

5.  De geldige rechtsgrond voor de verwerking van uw persoonlijke gegevens

  • Om uw persoonlijke gegevens te verwerken, vragen wij u, als toekomstige of huidige klant van Immotheker Finotheker, om uw toestemming. Bijvoorbeeld de verwerking van de gegevens die u aan ons verstrekt door het contactformulier op onze Website in te vullen, is gebaseerd op uw toestemming.
  • We hebben ook persoonlijke informatie nodig om ons contract met u te sluiten of uit te voeren. Uw samenwerking met ons wordt vastgelegd in een overeenkomst waarbij we u onze financiële planning aanbieden en waarvoor we persoonlijke informatie nodig hebben om deze overeenkomst aan te gaan en uit te voeren.
  • Bepaalde persoonlijke gegevens zijn noodzakelijk om te voldoen aan onze wettelijke verplichtingen wanneer wij uw gegevens verwerken als onderdeel van een contract.
  • Immotheker Finotheker verzamelt uw persoonlijke gegevens om aan haar verplichtingen te voldoen volgens de volgende wetten:
    • Antiwitwaswetgeving van 18 september 2017;
    • Wet kredietbemiddeling van 19 april 2014;
    • Verzekeringswet van 4 april 2014;
    • Koninklijk besluit van 14 november 2003 betreffende levensverzekeringsactiviteiten;
    • Koninklijk Besluit van 21 februari 2014 betreffende de gedragsregels en de regels voor het beheer van belangenconflicten;
    • Koninklijk besluit van 18 september 2016 met betrekking tot deugdelijke verslagen.

6.  Waarvoor gebruiken we uw persoonlijke gegevens?

We behandelen uw gegevens voor verschillende doeleinden:

  • Uw contactgegevens en andere informatie die u ons verstrekt via formulieren op onze Website:
    • Het formulier “Contacteer Ons” – om een afspraak te maken en uw vragen te beantwoorden;
    • Het formulier “Gratis Infoavond” – om u te registreren in te informeren;
    • Het formulier “Rentebarometer“ – om u te registreren en te informeren;
    • We bewaren uw gegevens ook voor statistische doeleinden (anoniem)
  • Gegevens in uw CV en de informatie die we verzamelen tijdens wervingsproces:
    • Het formulier “Vacatures” en de informatie die we verzamelen tijdens een sollicitatiegesprek – om uw aanvraag te verwerken en contact met u op te nemen hebben we bepaalde informatie nodig;
    • Andere informatie zoals vereist door de wet – om een arbeidsovereenkomst met u te sluiten;
  • Identificatiegegevens
    • om onze relatie met u te onderhouden op de door u gekozen wijze
  • Bijzondere gegevens, gegevens over uw gezinssituatie
    • om een financieel plan te kunnen opstellen in functie van uw noden en doelen
  • Gegevens met betrekking tot uw werksituatie en financiële situatie
    • Om in naleving van de toepasselijke wetgeving inzake kredieten en verzekeringen  te bemiddelen inzake kredieten en verzekeringen

7.  Hoe lang houden we uw data bij?

We bewaren uw persoonlijke gegevens voor een periode die niet langer is dan wat strikt noodzakelijk is voor het behalen van het doel waarvoor deze worden verwerkt.

De bewaartermijnen variëren afhankelijk van het type gegevens, contracten en wettelijke voorschriften die van toepassing zijn. Over het algemeen worden uw gegevens tien jaar bewaard na het einde van onze contractuele relatie. Dit is van toepassing voor de volgende contractuele relaties:

  • Financieel plan met focus op woonplannig of concreet project met kredietbewaker.
  • Financieel plan met focus op sparen en beleggen met planbewaker.
  • Financieel plan met focus op verzekeringen -niet leven.

We kunnen bepaalde informatie opslaan voor de langere of de kortere periode die noodzakelijk is om te voldoen aan de toepasselijke wettelijke bepalingen, in het bijzonder gedurende de periode waarin een geschil met betrekking tot deze contracten zou kunnen ontstaan:

  • 10 jaar na het einde van de contractuele relatie (de wet tegen het witwassen van geld van 18 september 2017).
  • 30 jaar voor bemiddelde kredieten (Wet Kredietbemiddeling van 19 april 2014).
  • 30 jaar op de datum van beëindiging of afloop van de looptijd in levensverzekeringen (de wet van 4 april 2014 met betrekking tot verzekeringen).
  • 5 jaar na het ontstaan ​​van de schade (de wet van 4 april 2014 betreffende de verzekering).
  • 5 jaar na vanaf de vereffening van het contract of de beslissing die definitief een einde maakt aan een mogelijke rechtszaak (Koninklijk besluit van 14 november 2003 betreffende de activiteit van levensverzekering).

Als u ons uw gegevens op onze website verstrekt door het invullen van de contactformulieren, maar niet aanwezig bent bij de afspraak, worden uw persoonlijke gegevens 1 jaar na de verzameling anoniem gemaakt.

De gegevens die u ons verstrekt door de andere formulieren op onze Website in te vullen, worden gedurende 1 jaar bewaard.

De informatie die u ons verstrekt door een sollicitatie bij Immotheker Finotheker aan te gaan, wordt 1 jaar bewaard. In het geval van werving zijn wij verplicht om uw gegevens te bewaren voor de duur van uw arbeidsovereenkomst en 5 jaar of meer na het einde van het contract.

8.  Wie heeft toegang tot uw data?

Wij hebben toegang tot uw gegevens, wanneer dit nodig is om een verwerking uit te voeren zoals hierboven is beschreven. Uw data wordt opgeslagen in ons CRM-systeem, waartoe de toegang beperkt is en de nodige technische en organisatorische maatregelen zijn genomen om de veiligheid te garanderen. Personen die toegang hebben tot het CRM-systeem zijn gehouden tot confidentialiteit.

We kunnen uw informatie delen met de volgende partijen:

  • Met ons personeel voor het uitvoeren van hun opdracht.
  • Met de lokale kantoren en vestigingen van Immotheker Finotheker en hun personeel, voor het uitoefenen van hun opdracht. Aangezien de kantoren van Immotheker Finotheker onafhankelijk handelen, bevat onze  franchiseovereenkomst een bijlage met betrekking tot overeenkomst van gezamenlijke verwerkers die bepaalt welke partijen verantwoordelijk zijn voor een datalek en hoe uw informatie zal worden verwerkt.
  • Met de financiële instellingen waarvan wij de kredieten en verzekeringen aan u voorstellen/aanbieden. Wij treden op als gegevensverwerker.  U kan hier doorklikken voor bijkomende informatie.
  • Met aan ons gelieerde ondernemingen en externe dienstverleners die namens ons diensten verlenen of gegevens verwerken, of voor gegevenscentralisatie en/of logistieke doeleinden. Zij treden enkel op als gegevensverwerker, en gebruiken uw data enkel onder onze strikte instructies.
  • Met de bevoegde autoriteiten naar aanleiding van een verzoek om informatie als wij van mening zijn dat openbaarmaking in overeenstemming is met, of anderszins vereist is door, enige toepasselijke wet- of regelgeving (notaris, advocaten, etc.).

We zullen uw gegevens niet overdragen aan dienstverleners buiten de EER (Europese Economische Ruimte) zonder uw uitdrukkelijke toestemming.

9.  Wat zijn uw rechten?

De GDPR voorziet voor u een aantal rechten die, binnen bepaalde voorwaarden, kunnen worden ingeroepen. Hieronder vindt u een opsomming hiervan met een korte toelichting. Zoals reeds hierboven aangegeven kunnen deze rechten worden ingeroepen via:

9.1.  Recht van inzage

Recht van inzage betekent eerst en vooral dat we u moeten informeren over wat er met uw gegevens gebeurt en dat we uw rechten moeten beschrijven. Daarnaast moeten we u op uw aanvraag een kopie van uw persoonlijke gegevens bezorgen. U ontvangt een exemplaar op eenvoudig verzoek via een van de bovengenoemde kanalen. Houd er rekening mee dat alleen het eerste exemplaar gratis is. Om de identiteit van de persoon die om toegang tot zijn gegevens verzoekt te verifiëren, vragen wij om een bewijs van uw identiteit. Indien wij twijfels hebben over uw identiteit zullen wij pas een handeling stellen nadat wij uw identiteit hebben kunnen bevestigen.

We zullen u de informatie per e-mail toesturen mits uw voorafgaand akkoord hierover, zo niet zullen wij u de informatie per post toesturen.

Het is mogelijk dat bepaalde documenten persoonlijke gegevens van andere personen bevatten die dezelfde bescherming genieten als u. We moeten daarom bepaalde documenten anonimiseren, wat enige tijd kan duren. We zullen u altijd informeren als we niet binnen een maand aan het verzoek kunnen voldoen.

9.2.  Recht op verbetering

Als we in het bezit zijn van onjuiste of onvolledige gegevens, zullen we dit op eenvoudig verzoek aanpassen. In het geval dat we zelf vermoeden dat uw gegevens niet langer up-to-date zijn, kunnen we contact met u opnemen om dit te verifiëren. Dit impliceert mogelijks dat we u zullen uitnodigen om uw identiteitskaart uit te lezen in een van onze kantoren.

9.3.  Recht om te worden vergeten

U heeft het recht om uw gegevens te laten wissen. Wanneer u aan een van de onderstaande criteria voldoet, zullen we uw gegevens verwijderen. Uw e-mailadres en/ of telefoonnummer en/ of adres en/ of naam zal op een blacklist bewaard worden zodat ons systeem zal herkennen dat u niet langer wenst gecontacteerd te worden.

Omstandigheden wanneer wij uw gegevens kunnen verwijderen:

  • We verwerken uw gegevens niet meer of hebben deze niet langer nodig.
  • U trekt uw toestemming voor verwerking in voor een verwerking die uitsluitend op toestemming was gebaseerd.
  • U hebt uw recht op bezwaar ingeroepen (zie 9.7).
  • Uw gegevens zijn onrechtmatig verwerkt.
  • Er is een wettelijke verplichting om de gegevens te verwijderen.
  • Uw gegevens zijn verzameld met betrekking tot het aanbieden van diensten via onze Website

Indien er een specifieke situatie is waarbij deze verwijdering niet kan worden uitgevoerd, zullen we dit aan u melden. De redenen om niet aan uw verzoek te kunnen voldoen, zijn een van de volgende:

-  Voor naleving van een wettelijke verplichting of in functie van het algemeen belang.
-  Voor archivering, onderzoek of statistische doeleinden in overeenstemming met artikel 89 van de AVG.
-  Voor het instellen, uitoefenen of verdedigen van juridische claims.
-  Om redenen van volksgezondheid.
-  Het recht op vrijheid van meningsuiting en informatie prevaleert.

9.4.  Recht op beperking van verwerking

U heeft ten alle tijden het recht om de verwerking van uw gegevens te beperken. We zullen de verwerking stopzetten in het geval dat:

  • We in het bezit zijn van onjuiste gegevens. We zullen doorgaan met verwerken nadat we de juistheid van uw gegevens hebben gecontroleerd en deze hebben gecorrigeerd.
  • Wanneer onze verwerking als onwettig wordt beschouwd en u deze verwerking wil beperken.
  • Indien we uw gegevens niet langer nodig hebben, maar het behoud van deze gegevens noodzakelijk is voor de uitoefening van uw juridische claims. Indien u deze niet meer nodig heeft voor de juridische claims zullen deze verwijderd worden.
  • U bezwaar maakt van verwerking (zie 9.7) tot dat de vraag is opgehelderd.

Wanneer de beperking van verwerking niet langer een bestaansreden heeft, zullen we u de redenen van het opheffen van de beperking meedelen.

Om door te gaan met het verwerken van uw persoonlijke gegevens, moeten we de juistheid ervan verifiëren of controleren of we andere juridische gronden voor verwerking hebben. De verwerking van uw persoonlijke gegevens zal beperkt zijn totdat de vraag is opgehelderd. Als we besluiten de behandeling voort te zetten, zullen we u informeren voordat de beperking wordt opgeheven.

9.5.  Recht op kennisgeving

Wanneer u zich beroept op de bovengenoemde rechten, met uitzondering van het recht op toegang, zullen we dit doorgeven aan elke ontvanger aan wie de persoonlijke gegevens zijn verstrekt, tenzij dit onmogelijk blijkt of onevenredige inspanningen met zich meebrengt. We zullen u op uw verzoek informeren over die ontvangers.

9.6.  Recht op data-portabiliteit

Alle gegevens die u ons hebt verstrekt, die we verwerken op basis van toestemming of op basis van contractuele voorwaarden, en die we verwerken via geautomatiseerde middelen, worden op verzoek naar u of een andere verwerkingsverantwoordelijke (indien technisch mogelijk) in “leesbaar formaat” verzonden. Zo kunnen wij u een CSV-bestand van uw gegevens overhandigen of overdragen naar een andere partij die u aanduidt.

9.7.  Recht op bezwaar

Wanneer we gegevens verwerken op basis van gerechtvaardigd belang of op basis van het uitvoeren van een taak van algemeen belang, kan u bezwaar aantekenen. We zullen uw bezwaar onderzoeken en op de hoogte brengen van de resultaten. We kunnen uw persoonlijke gegevens alleen blijven verwerken als er juridische redenen zijn voor de verwerking.
Wanneer u bezwaar hebt tegen direct marketing, zullen wij u niet langer direct marketing sturen, vanaf het moment dat wij uw verzoek ontvangen.

10.  Kunt u uw toestemming intrekken?

Ja, op elk moment kunt u uw toestemming voor het verwerken van uw gegevens intrekken. Echter als er een wettelijke of contractuele reden is voor het verwerken van uw gegevens, zullen we uw gegevens om deze reden nog steeds verwerken. Tevens mag de intrekking van uw toestemming niet worden gebruikt om contractuele verplichtingen te omzeilen. Als u uw toestemming intrekt, werkt deze alleen naar de toekomst toe en wordt alle eerdere verwerking als legaal beschouwd.

U kan uw toestemming intrekken door ons te contacteren via:

11.   Hoe kunt u een klacht indienen?

Als we niet in staat waren om uw verzoek optimaal te behandelen, heeft u altijd het recht een klacht in te dienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit. Dit kan via https://www.gegevensbeschermingsautoriteit.be/.

12.   Waarom verplichten wij u om bepaalde velden in te vullen alvorens u een verzoek kunt indienen?

Zo kunnen wij uw vraag snel en eenvoudig beantwoorden. Alle andere informatie die u geeft is facultatief. Indien uw de verplichte velden niet of incorrect invult, kan uw vraag mogelijks niet (volledig) beantwoord worden.

13.   Wijzigingen in ons beleid 

Deze Privacyverklaring vervangt alle voorgaande versies en is van toepassing vanaf 15/8/2018. We behouden ons het recht voor om deze verklaring op elk moment te wijzigen en/of bij te werken. Met uitzondering van kleine wijzigingen zullen wij u op de hoogte stellen van elke wijziging die een impact heeft op u situatie.